L’Archivio di San Giovanni Decollato custodisce la documentazione istituzionale e amministrativa prodotta dall’Arciconfraternita dal 1488 al 1960, per un totale di circa 2.100 unità archivistiche. Due sezioni sono dedicate alle opere di carità: le Dotazioni (monastiche o per matrimonio) ed il Collegio Bandinelli, destinato all’istruzione dei figli dei confratelli. E’ infine presente un archivio aggregato, Carte dei benefattori, relativo alla gestione economica  di masserie, vigne, attività commerciali successivamente ereditate dall’Arciconfraternita.

A seguito della Convenzione tra l’Archivio di Stato di Roma e l’Arciconfraternita sono inoltre consultabili nelle relative sale di lettura le copie digitali di alcune serie archivistiche, relative all’assistenza ai condannati a morte (Libri e Giornali del Provveditore; Testamenti; Fascicoli personali, etc.) inventariate e conservate presso l’Archivio di Stato di Roma che la medesima Confraternita nel 1891 versò allo Stato.

La Biblioteca dell’Arciconfraternita di San Giovanni Decollato conserva  circa 1.000 volumi essenzialmente di carattere giuridico, pubblicati tra il sedicesimo e il ventesimo secolo: Decretali, opere di Diritto canonico, Diritto civile, testi della Sacra Rota. Sono presenti anche numerose vite di Santi, Corsi di Teologia, Commentari sulla Sacra Scrittura e alcuni resoconti di viaggi.

Presso l’Archivio e la Biblioteca possono essere richiesti i seguenti servizi:

1. consultazione degli inventari/cataloghi
2. consultazione dei documenti
3. consultazione delle risorse elettroniche
4. informazione e assistenza alla ricerca
5. fornitura di riproduzione
6. informazione a distanza

Non è previsto il servizio di prestito

Allo scopo di garantire una migliore conservazione del materiale documentario e un efficiente funzionamento delle sale di studio, personale, studiosi, utenti, confratelli sono tenuti ad osservare il presente Regolamento.

1. Accesso all’Archivio/Biblioteca e consultazione della documentazione

1. La Biblioteca e l’Archivio sono accessibili, su appuntamento, richiesto per via telefonica: (+ 39 06 6791890)  o tramite email al seguente indirizzo:    architasgd@gmail.com        

1.2 per essere ammessi nelle sale di studio e per usufruire dei servizi di consultazione e informazione o per richiedere la riproduzione del materiale è necessario compilare una domanda di ammissione all’Archivio/Biblioteca indicando gli estremi di un documento di identità / riconoscimento e, in modo chiaro, l’oggetto della ricerca e le sue finalità. Non è previsto il servizio di prestito. (vedi: all. 1)

1.3  nelle sale di studio è consentito il solo utilizzo del materiale scrittorio necessario alla ricerca; sono esclusi tutti quegli strumenti che possono macchiare o danneggiare i documenti. Non è ammesso consumare o introdurre cibi e bevande, mentre i telefoni cellulari devono essere spenti o messi in modalità silenziosa (sul loro utilizzo per la riproduzione del materiale vedi: Regolamento cap.2)

1.4  gli studiosi sono tenuti ad apporre la firma sul registro delle presenze giornaliere

1.5 è possibile prenotare la documentazione, per telefono o per e-mail ma la richiesta deve essere effettuata almeno 48h prima della consultazione del materiale

1.6 gli studiosi sono tenuti a non aprire più buste contemporaneamente sul proprio tavolo, a mantenere l’ordine delle carte all’interno di ogni unità archivistica, a maneggiare con cura i documenti, a non scrivere su di essi e a comunicare ogni eventuale lacuna o errata collocazione del materiale richiesto

1.7  qualora i documenti richiesti siano stati già oggetto di riproduzione verrà fornita in consultazione la sola copia; la consultazione dei documenti originali è possibile solo a seguito di motivata richiesta

1.8  è possibile avvalersi del servizio di riproduzione interno o utilizzare propri mezzi di riproduzione ma l’introduzione di questi strumenti nella sede dell’Arciconfraternita è subordinata alla compilazione della richiesta di autorizzazione alla riproduzione con mezzi propri (vedi: all.3) Il servizio di riproduzione si effettua secondo le modalità previste dal Regolamento stesso (vedi: cap. 2)

1.9 mappe, disegni, registri di grande formato, documentazione speciale o il materiale che, a parere del responsabile dell’archivio o della biblioteca, sia in cattivo stato di conservazione è escluso dalla riproduzione. Può essere eventualmente riprodotto in formato digitale qualora ciò non ne pregiudichi l’integrità (vedi: cap. 2 )

1.10 per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi e Biblioteche di Stato, di accesso e consultazione dei documenti; in particolare si fa riferimento al Codice dei beni culturali e del paesaggio(D. Lgs. 42/2004 e successive e modifiche e/o integrazioni)

1. Riproduzioni e diritti di pubblicazione
   1. Gli utenti, nei limiti consentiti dalla legge sul copyright (D. L. 633/1941 e successive modifiche e/o integrazioni), per motivi personali, di studio o per pubblicazione possono richiedere la riproduzione dei documenti, dopo aver compilato l’apposito modulo (vedi: all.2) e aver ottenuto l’autorizzazione da parte del responsabile della biblioteca o dell’archivio
   2. Sono esclusi dalla riproduzione documenti in cattivo stato di conservazione, registri di grandi dimensioni, carte topografiche, mappe e disegni, ma tali documenti possono essere fotografati o riprodotti in digitale qualora ciò non ne pregiudichi l’integrità
   3. Qualora i documenti richiesti siano stati già oggetto di riproduzione verranno forniti da parte dell’Arciconfraternita uno o più files in cui saranno riportate le pagine richieste (vedi: all.2). Se invece il materiale non è stato scansionato l’utente potrà richiedere al responsabile dell’archivio/Biblioteca:

• la riproduzione del materiale d’interesse
• il permesso di utilizzare per la riproduzione con mezzi propri (fotocamera del cellulare o dell’I-PAD, scanner digitale, macchina fotografica analogica o digitale, etc.). Non sono ammessi flash o altri mezzi di illuminazione. (vedi: all.3)

1. Qualora l’utente proceda alla riproduzione con mezzi propri è tenuto a consegnare all’Arciconfraternita una copia delle riproduzioni effettuate 
2. Se le riproduzioni vengono utilizzate all’interno di una pubblicazione è necessario richiederne l’autorizzazione (vedi: all.4) e riportare sulla pubblicazione sia l’indicazione dell’Istituzione dove la documentazione originale è conservata (Arciconfraternita di San Giovanni decollato di Roma o Archivio di stato di Roma)  sia l’esatta segnatura della stessa (fondo archivistico, serie e unità). E’ inoltre fatto obbligo di far pervenire all’Arciconfraternita e all’Archivio di Stato di Roma copia cartacea o digitale di ogni pubblicazione (volume o estratto) nella quale siano stati utilizzati documenti in loro possesso. 

3.   Ricerca archivistica o bibliografica a distanza

L’Arciconfraternita offre il servizio di ricerca e consulenza a distanza fornendo agli studiosi, impossibilitati a recarsi in loco, dati e informazioni. Tale servizio deve essere richiesto inviando un modulo appositamente compilato (all.5) per posta o per email all’indirizzo di seguito specificato indicando chiaramente l’oggetto della richiesta: architasgd@gmail.com